Nicht jede Prozessbewertung muss Wochen dauern. Ein strukturierter Kurz-Check liefert oft schon die ersten klaren Signale.
Bevor eine umfangreiche Prozessanalyse angestossen wird, hilft ein kompakter Check, um ueberhaupt zu wissen, wo man anfangen sollte. Das spart Zeit und verhindert, dass Ressourcen in den falschen Bereich fliessen.
Ein Rahmen fuer die schnelle Bewertung
Zeitaufwand: Wie lange dauert der Prozess im Durchschnitt, und wie stark schwankt diese Zeit von Fall zu Fall? Grosse Schwankungen deuten oft auf fehlende Standardisierung hin. Fehlerquote: Wie oft muss nachgebessert werden, und woran liegt das meistens? Beteiligte: Wie viele Personen und Abteilungen sind am Prozess beteiligt, und wie viele Uebergaben gibt es dabei? Jede zusaetzliche Uebergabe ist ein potenzieller Bruchpunkt. Tooling: Wird der Prozess bereits durch ein System unterstuetzt, oder laeuft er ueberwiegend manuell und per E-Mail?
Rote Flaggen, die auf dringenden Handlungsbedarf hindeuten
Ein Prozess, der ausschliesslich im Kopf einer einzigen Person existiert, wiederkehrende Fehler an derselben Stelle, deutliche Unzufriedenheit bei den beteiligten Mitarbeitenden, und ein Prozess, der sich seit Jahren nicht veraendert hat, obwohl sich die Anforderungen daran laengst gewandelt haben.
Vom Kurz-Check zur Prioritaet
Nach diesem schnellen Durchlauf laesst sich meist schon gut einschaetzen, welche zwei oder drei Prozesse die naechste, tiefere Analyse verdienen, statt alle Prozesse gleichzeitig anzugehen.
Checkliste: Zeitaufwand und Schwankungen erfasst, Fehlerquote grob eingeschaetzt, Beteiligte und Uebergaben gezaehlt, aktueller Tooling-Stand erfasst, rote Flaggen dokumentiert, Prioritaeten fuer die naechste Analyse abgeleitet.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Unternehmen wollte urspruenglich alle zwanzig internen Prozesse gleichzeitig tiefgehend analysieren, ein Vorhaben, das schnell ins Stocken geriet, weil die Kapazitaet fehlte. Ein einfacher, halbtaegiger Kurz-Check pro Prozess zeigte stattdessen schnell, dass sich drei Prozesse durch besonders grosse Zeitschwankungen und wiederkehrende Fehler klar abhoben. Die Ressourcen wurden gezielt auf diese drei konzentriert, mit spuerbaren Ergebnissen innerhalb weniger Wochen, waehrend ein flaechendeckender Ansatz vermutlich noch immer in der Planungsphase stecken wuerde.
Schnellen Ueberblick ueber eure Prozesse gewinnen? markom.digital macht kompakte Prozessbewertungen, als erster Schritt vor einer tiefergehenden Analyse.
