Prozessanalyse: Ist-Aufnahme, Pain Points, Messgrößen.
Prozessanalyse: Wie man Ist-Zustände ehrlich aufnimmt – ohne sofort zu optimieren
Wer Prozesse verbessern will, muss sie erstmal verstehen. Richtig verstehen, nicht glauben zu verstehen.
Das häufigste Problem bei Prozessverbesserungen
Lösungen werden diskutiert, bevor das Problem vollständig verstanden ist. Das führt zu Tool-Käufen, die nichts lösen. Zu Digitaliserungsprojekten, die ineffiziente analoge Prozesse nur digitalisieren – ohne sie besser zu machen.
Die Diagnose kommt vor der Therapie.
Wie eine ehrliche Ist-Aufnahme aussieht
Interviews statt Annahmen: Wer den Prozess tatsächlich ausführt, weiß am meisten darüber. Nicht das Management. Die Menschen, die täglich damit arbeiten. Und oft sind die Antworten auf "Was nervt euch am meisten?" erhellender als jede Prozessdokumentation.
Beobachtung: Prozesse laufen selten so ab, wie sie dokumentiert sind. Hospitationen und direkte Beobachtung zeigen die Realität.
Daten: Wo gibt es Zahlen? Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, manuelle Nacharbeit. Auch wenn die Daten unvollständig sind – anfangen, was verfügbar ist.
Pain Points identifizieren
Was kostet die meiste Zeit? Was erzeugt die meisten Fehler? Was führt zu Kundenunzufriedenheit? Was macht Mitarbeitern am meisten Stress?
Nicht alle Pain Points sind gleichwertig. Priorisierung nach Business-Impact.
Messgrößen definieren
Bevor optimiert wird: Baseline messen. Sonst weiß man nicht, ob die Verbesserung was gebracht hat. Durchlaufzeit, Fehlerquote, Bearbeitungszeit pro Fall – konkrete Zahlen, die vor und nach vergleichbar sind.
Checkliste Prozessanalyse
Alle Prozessbeteiligten interviewt (nicht nur Führungsebene)
Prozess mindestens einmal direkt beobachtet
Unterschiede zwischen Soll-Prozess und Ist-Prozess dokumentiert
Pain Points priorisiert
Baseline-Metriken erhoben
Ursachen (nicht Symptome) identifiziert
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